La facturation électronique va devenir progressivement obligatoire pour les entreprises françaises assujetties à la TVA. Cette réforme, initiée dans le cadre de la loi de finances pour 2020, vise à simplifier les échanges entre entreprises, réduire les délais de paiement, et lutter contre la fraude fiscale. Elle s’inscrit dans une démarche plus large de modernisation des processus administratifs et fiscaux, en alignant la France sur les standards internationaux en matière de dématérialisation.

Nouveau calendrier de déploiement

Le déploiement de la réforme se fera en deux phases principales, avec des échéances distinctes pour les différentes catégories d’entreprises :

1. 1er septembre 2026 :
   • Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
   • Les grandes entreprises et les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) devront également émettre leurs factures électroniquement et commencer l’e-reporting (transmission des données fiscales à l’administration).
2. 1er septembre 2027 :
   • Les micro-entreprises, TPE et PME devront commencer à émettre des factures électroniques et débuter l’e-reporting.

Ce calendrier permet aux entreprises de s’adapter progressivement aux nouvelles exigences, tout en offrant une période de transition pour mettre en place les solutions techniques nécessaires.

La norme Factur-X : un standard hybride

Factur-X est l’un des formats acceptés pour la facturation électronique en France. Il s’agit d’une norme hybride qui combine deux formats :

• Un fichier PDF lisible par l’humain : Ce format permet une lecture facile des factures par les utilisateurs finaux, sans nécessiter de logiciel spécifique.
• Un fichier XML structuré pour le traitement automatisé : Le fichier XML contient les données structurées de la facture, ce qui permet une intégration facile dans les systèmes informatiques des entreprises et des administrations.

Avantages de Factur-X :

• Traitement plus rapide des factures : Grâce à l’automatisation, les factures peuvent être traitées en temps réel, réduisant ainsi les délais de paiement.
• Réduction des erreurs : La structuration des données en XML minimise les erreurs de saisie manuelle.
• Intégration facilitée dans les logiciels comptables : Les systèmes de gestion comptable peuvent directement importer les données XML, ce qui simplifie la gestion des factures.
• Gain de temps sur la saisie et la recherche de documents : Les factures électroniques sont plus faciles à archiver et à retrouver, ce qui améliore l’efficacité administrative.

Intégration de Factur-X

Pour intégrer Factur-X dans votre entreprise, plusieurs options s’offrent à vous :

1. Vérifier si votre plateforme de gestion documentaire actuelle prend en charge Factur-X : De nombreuses solutions logicielles modernes sont déjà compatibles avec ce format.
2. Utiliser un logiciel comptable compatible : Les logiciels comptables comme Sage, Cegid, ou QuickBooks peuvent être configurés pour gérer les factures au format Factur-X.
3. Faire appel à votre expert-comptable pour gérer la transition : Les experts-comptables peuvent vous accompagner dans la mise en place des processus et des outils nécessaires.

Autres formats acceptés : UBL et CII

Outre Factur-X, deux autres formats sont acceptés dans le cadre de la réforme :

1. UBL (Universal Business Language) :
   • Standard international basé sur XML : UBL est un format largement utilisé à l’international, ce qui facilite les échanges avec des partenaires étrangers.
   • Structuration des données : UBL permet une description détaillée des transactions commerciales, ce qui en fait un format robuste pour la facturation électronique.
2. CII (Cross Industry Invoice) :
   • Format développé par UN/CEFACT : CII est un standard international qui vise à harmoniser les échanges de données entre les différentes industries.
   • Interopérabilité : CII est conçu pour être compatible avec les systèmes informatiques de différents secteurs, ce qui en fait un choix polyvalent.

Ces trois formats (Factur-X, UBL, CII) constituent les standards de base validés par l’administration fiscale française et doivent être pris en charge par toutes les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) immatriculées.

Obligations et mise en œuvre

Mentions obligatoires :
Les factures électroniques devront contenir les mentions habituelles, ainsi que quelques informations spécifiques :

• Numéro SIREN : Identifiant unique de l’entreprise.
• Adresse de livraison : Si différente de l’adresse du client.
• Informations sur la nature des opérations : Description détaillée des biens ou services facturés.

E-reporting :
En plus de l’émission et de la réception de factures électroniques, les entreprises devront transmettre à l’administration fiscale les données relatives à leurs opérations impactant la TVA. Cela inclut :

• Transactions avec les particuliers : Même si les particuliers ne sont pas soumis à la facturation électronique, les entreprises devront déclarer ces transactions.
• Opérations avec des opérateurs étrangers : Les échanges internationaux devront également être déclarés.

Solutions de mise en œuvre :
Le choix de la solution dépend du volume de factures émises et de la complexité des opérations de l’entreprise :

• S’appuyer sur un expert-comptable : Idéal pour les petites structures qui ne disposent pas de ressources informatiques dédiées.
• Utiliser un logiciel comptable compatible : Pour les entreprises déjà équipées, il suffit souvent de mettre à jour le logiciel existant.
• Faire appel à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : Les PDP offrent une solution complète et conforme, adaptée aux entreprises de toutes tailles comme https://www.gisalind.fr

Impact technique et opérationnel

La réforme de la facturation électronique représente un changement majeur dans les pratiques de facturation des entreprises françaises. Elle nécessite une adaptation des processus et des outils existants, mais promet des gains d’efficacité significatifs :

• Automatisation des processus : La dématérialisation des factures permet d’automatiser de nombreuses tâches manuelles, réduisant ainsi les coûts et les erreurs.
• Meilleure traçabilité des transactions : Les factures électroniques sont plus faciles à suivre et à auditer, ce qui améliore la transparence et la conformité.
• Interopérabilité accrue : Les formats standardisés comme Factur-X, UBL et CII facilitent les échanges entre les différents systèmes informatiques, tant au niveau national qu’international.

En conclusion, cette réforme est une étape importante dans la transformation numérique des entreprises françaises. Elle offre des opportunités pour améliorer l’efficacité opérationnelle et renforcer la conformité fiscale, tout en nécessitant une planification et une mise en œuvre soigneuses pour en tirer pleinement parti.